Digitale Verwaltung – Mehr Effizienz für Behörden
Digitale Verwaltung und digitale Prozesse beschleunigen die Arbeit in Behörden deutlich. Beschäftigte greifen mit Systemen wie der E-Akte BW flexibel auf Unterlagen zu, unabhängig vom Standort. Bürger und Unternehmen profitieren von der digitalen Verwaltung, wenn sie Bauanträge digital einreichen oder den Stand ihrer Verfahren online abfragen. Das Bundesportal bündelt zentrale Verwaltungsleistungen und sorgt für medienbruchfreie Abläufe. Über 24.000 Mitarbeitende in über 200 Behörden nutzen bereits digitale Lösungen der digitalen Verwaltung, was Zeit spart und den Service verbessert.
Wichtige Erkenntnisse
Digitale Verwaltung macht Behörden schneller und spart Zeit durch den Einsatz moderner IT-Systeme.
Bürger und Unternehmen profitieren von einfachen Online-Anträgen und können viele Behördengänge bequem von zu Hause erledigen.
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Behörden, ihre Leistungen digital anzubieten, doch die vollständige Umsetzung braucht noch Zeit.
Digitale Prozesse verbessern den Service, erhöhen die Erreichbarkeit und sorgen für weniger Fehler und Papieraufwand.
Technische Herausforderungen und Datenschutz sind wichtige Themen, die mit modernen Lösungen und Schulungen gemeistert werden müssen.
Digitale Verwaltung
Definition
Digitale Verwaltung beschreibt die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse in Behörden. Sie nutzt moderne IT-Systeme, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. Verschiedene technische und gesetzliche Parameter bestimmen, was als digitale Verwaltung gilt:
Einführung elektronischer Workflows, zum Beispiel für die e-Rechnung, seit 2018 technisch umgesetzt.
Verpflichtende Nutzung der e-Rechnung für Eingangsrechnungen ab November 2019.
Einsatz von Online-Formularen mit elektronischer Signatur und Hash-Verfahren für rechtssichere Kommunikation.
Digitale Ratsarbeit mit IT-Equipment für alle Ratsmitglieder.
Erneuerung der Serverlandschaft und Umstellung auf VoIP-Telefonie.
Geplante Einführung von Dokumenten-Management-Systemen und elektronischen Personalakten.
Gesetzliche Vorgaben, wie die e-Government-Richtlinien, regeln die Einführung digitaler Lösungen.
Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass Behörden effizienter arbeiten und Bürger sowie Unternehmen digitale Angebote nutzen können.
Ziele
Digitale Verwaltung verfolgt klare Ziele, um die Effizienz in Behörden zu steigern. Sie setzt auf prozessbasierte Digitalisierung, um Abläufe zu verbessern und Ressourcen zu sparen. Die wichtigsten Ziele sind:
Steigerung der Prozesseffizienz durch kürzere Bearbeitungszeiten und geringeren Personalaufwand.
Erhöhung des Automatisierungsgrades und Reduzierung von Medienbrüchen.
Verbesserung des Service für Bürger und Unternehmen durch mehr Transparenz und digitale Zugänglichkeit.
Entwicklung einer digitalen Verwaltungsstrategie, die Insellösungen vermeidet und Synergien schafft.
Kontinuierliche Verbesserung durch Prozessmanagement und die Förderung einer lernenden Organisation.
Tipp: Behörden messen den Erfolg der digitalen Verwaltung oft mit Prozesszeitenanalysen, Prozesskostenrechnungen und Bürgerbefragungen. So erkennen sie, wie gut die Ziele erreicht werden.
Digitale Verwaltung bleibt ein zentrales Thema für die Zukunft, da sie die Grundlage für eine moderne, bürgernahe und effiziente Verwaltung bildet.
Instrumente
Onlinezugangsgesetz
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) bildet die gesetzliche Grundlage für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen in Deutschland. Es verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen online bereitzustellen. Die Umsetzung des OZG zeigt jedoch, dass die vollständige Digitalisierung eine große Herausforderung bleibt. Bis August 2022 waren von 575 angestrebten Leistungen nur etwa 25 % als Online-Antrag verfügbar. Lediglich 8,5 % konnten vollständig digital abgewickelt werden. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über den Stand der Digitalisierung:
Das OZG 2.0 soll die Digitalisierung weiter vorantreiben und die Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen stärken.
eID & AusweisApp
Die eID-Funktion des Personalausweises und die AusweisApp ermöglichen Bürgerinnen und Bürgern eine sichere digitale Identifikation. Viele Verwaltungsleistungen lassen sich dadurch bequem von zu Hause aus nutzen. Die eID sorgt für Datenschutz und Rechtssicherheit. Behörden profitieren von schnelleren Prozessen und weniger Papieraufwand. Die AusweisApp unterstützt verschiedene Endgeräte und erleichtert den Zugang zu digitalen Angeboten.
Bundesportal
Das Bundesportal Digitale-Verwaltung.de dient als zentrales Zugangstor zu Verwaltungsleistungen. Bürger und Unternehmen finden hier zahlreiche Services gebündelt an einem Ort. Das Portal ermöglicht eine medienbruchfreie Bearbeitung von Anträgen und fördert die Zusammenarbeit aller Verwaltungsebenen. Die Plattform wächst stetig und integriert immer mehr digitale Angebote.
Tipp: Verschiedene Instrumente unterstützen die Digitale Verwaltung. Dazu zählen der Digital Competence Check (DCC), über 200 Fortbildungskurse, Anwendungsschulungen und spezielle Kurse zu Datenschutz, IT-Architektur und Künstlicher Intelligenz. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird regelmäßig durch Feedback, Auswertungen und Berichte überprüft.
Vorteile
Effizienz
Digitale Verwaltung steigert die Effizienz in Behörden deutlich. Sie ermöglicht schnellere Bearbeitung von Anträgen und reduziert den Aufwand für Papierdokumente. Das sogenannte Once-Only-Prinzip sorgt dafür, dass Bürgerinnen und Bürger ihre Daten nur einmal angeben müssen. Behörden greifen auf bereits geprüfte Informationen zurück. Dadurch sinkt die Fehlerquote und die Bearbeitungszeit verkürzt sich. Die folgende Tabelle zeigt, wie verschiedene Gruppen von den Effizienzgewinnen profitieren:
Tipp: Effiziente Prozesse schaffen Freiräume für Beratung und Service. Behörden können sich stärker auf individuelle Anliegen konzentrieren.
Service
Digitale Verwaltungsangebote verbessern den Service für Bürger und Unternehmen. Viele Menschen nutzen bereits digitale Services, weil sie Zeit sparen und den Zugang zu Behörden erleichtern. Der E-Government Development Index in Deutschland liegt bei 0,94. Dieser Wert zeigt einen hohen Entwicklungsstand. 56 % der Bevölkerung nutzen E-Government-Angebote. Städte wie Augsburg und München gehören zu den besten 20 % in Deutschland, wenn es um digitale Verwaltungsservices geht.
Augsburg (Index 66,1) und München (Index 65,1) belegen Spitzenplätze im Vergleich der 100 größten Städte.
Diese Werte liegen deutlich über dem Durchschnitt von 52.
Sechs von acht bayerischen Städten gehören zu den besten 20 % im Ranking.
Hinweis: Ein hoher Digitalisierungsgrad bedeutet, dass Bürgerinnen und Bürger viele Behördengänge bequem online erledigen können. Das spart Zeit und sorgt für mehr Zufriedenheit.
Erreichbarkeit
Digitale Verwaltung erhöht die Erreichbarkeit von Behörden. Menschen können Anträge und Services rund um die Uhr nutzen, egal wo sie sich befinden. Digitale Identifikationsverfahren sind in vielen Ländern sehr beliebt. In Österreich nutzen 64 % der Menschen diese Verfahren, in der Schweiz sogar 68 %. In Deutschland greifen 54 % der Nutzer mobil auf digitale Behördenangebote zu. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen:
Die Nutzerorientierung bleibt entscheidend für den Erfolg digitaler Angebote. Regelmäßige Befragungen helfen, die Stärken und Schwächen zu erkennen und die Erreichbarkeit weiter zu verbessern.
Herausforderungen
Technik
Viele Behörden stehen vor erheblichen technischen Hürden. In der Berliner Verwaltung existieren über 500 verschiedene Fachverfahren. Viele davon stammen aus einer Zeit vor modernen digitalen Technologien. Diese Vielfalt führt zu Fragmentierung und Reibungsverlusten. Veraltete IT-Systeme, etwa bei der Polizei, verursachen Verzögerungen und beeinträchtigen die Effizienz. Instabile Basiskomponenten können Online-Dienste unzuverlässig machen. Ein Ausfall an zentraler Stelle legt oft ganze Prozesse lahm. Es fehlen einheitliche Standards, was die Wiederverwendbarkeit von Diensten erschwert. Proprietäre Entwicklungsmethoden verhindern, dass verschiedene Behörden gemeinsam an Lösungen arbeiten. Komplexe Lizenz- und Finanzierungsmodelle behindern die Modernisierung. Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass viele digitale Infrastrukturen, besonders im Gesundheitswesen, nicht ausreichen. Die zentrale Software SORMAS entsprach nicht den Anforderungen deutscher Behörden.
Tipp: Einheitliche Standards und moderne Softwareentwicklung können die technische Basis stärken und die Digitalisierung beschleunigen.
Datenschutz
Datenschutz bleibt ein zentrales Thema in der digitalen Verwaltung. Bürger erwarten, dass ihre Daten sicher und vertraulich behandelt werden. Behörden müssen hohe Anforderungen an IT-Sicherheit erfüllen. Viele Systeme nutzen noch keine modernen Verschlüsselungsverfahren. Unterschiedliche Datenschutzgesetze in Bund und Ländern erschweren die Zusammenarbeit. Die Einführung neuer digitaler Dienste verlangt oft zusätzliche Prüfungen und Freigaben. Diese Prozesse verlängern die Umsetzungszeit. Behörden investieren viel in Schulungen und technische Lösungen, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.
Umsetzung
Die Umsetzung der digitalen Verwaltung verläuft oft langsamer als geplant. Viele Projekte beschränken sich auf die Digitalisierung analoger Prozesse. Tiefergehende Veränderungen in Organisation und Kultur bleiben aus. Digitale Services wie i-Kfz oder ELFE werden selten genutzt. Im Landkreis Elbe-Elster lag der Anteil der online abgewickelten Kfz-Zulassungen bei nur 0,17 %. Bedienungsprobleme, Hürden beim digitalen Bezahlen und längere Bearbeitungszeiten schrecken viele Nutzer ab. Besonders bei komplexen Leistungen, wie Elternanträgen, müssen verschiedene Verwaltungsbereiche zusammenarbeiten. Beschäftigte spüren kaum Vorteile, da sich ihre Arbeitsweise wenig ändert. Die Potenziale digitaler Technologien bleiben oft ungenutzt. Der Erfolg hängt stark von organisatorischen, finanziellen und personalpolitischen Rahmenbedingungen ab.
Hinweis: Laut Bundesinstitut für Digitalisierung (bidt) nutzen viele Bürger digitale Verwaltungsangebote nur, wenn sie einfach, schnell und zuverlässig funktionieren. Eine bessere Nutzerorientierung kann die Akzeptanz deutlich erhöhen.
Ausblick
Zukunft
Die Zukunft der digitalen Verwaltung zeigt viele Chancen und Herausforderungen. Behörden setzen verstärkt auf neue Technologien, um ihre Dienstleistungen zu verbessern. Studien prognostizieren, dass Künstliche Intelligenz, Cloud-Computing und Automatisierung zentrale Rollen spielen werden. Automatisierung kann bis zu 40 % der Arbeitsstunden im öffentlichen Dienst einsparen. Chatbots bieten rund um die Uhr Unterstützung für Bürger und entlasten Mitarbeitende. Die Nutzung von Big Data und modernen Analysetools hilft, Entscheidungen fundierter zu treffen.
Einige Trends, die bis 2025 an Bedeutung gewinnen:
Mobility as a Service (MaaS) für flexible Mobilitätsangebote
Blockchain-Technologie für sichere Datenübertragung
5G und Internet of Things (IoT) für vernetzte Infrastrukturen
Entwicklung von Smart Cities mit intelligentem Verkehrsmanagement
Die Nachfrage nach Fachkräften steigt. Prognosen zeigen ein Defizit von etwa 230.000 Fachkräften bis 2030 in Städten und Gemeinden. Studiengänge wie „Digitale Verwaltung“ gewinnen an Bedeutung, da sie gezielt auf die Anforderungen der modernen Verwaltung vorbereiten.
Hinweis: Ein zu langsames Digitalisierungstempo kann die Zukunftsfähigkeit der Verwaltung gefährden.
Verbesserungen
Verbesserungen in der digitalen Verwaltung entstehen durch nutzerorientierte und technologische Maßnahmen. Behörden gestalten ihre Portale zunehmend nach den Wünschen der Bürger. Transparenz und Bürgerbeteiligung nehmen durch Social Media und Open Government zu. Künstliche Intelligenz und Smart City Services verbessern die Servicequalität. Integrierte Management- und Governance-Frameworks helfen, die Abläufe effizienter zu steuern.
Eine aktuelle Übersicht zeigt zentrale Verbesserungsansätze:
Die digitale Verwaltung bleibt ein dynamisches Feld. Investitionen in moderne IT-Infrastruktur, Datenschutz und die Förderung von Fachkräften sichern die Weiterentwicklung.
Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz in Behörden deutlich. Die folgende Tabelle zeigt zentrale Trends:
Regelmäßige Schulungen und moderne IT-Infrastruktur sichern den Erfolg. Behörden erkennen, dass digitale Lösungen Bürgerbedürfnisse besser erfüllen. Die Zukunft verlangt weitere Investitionen und Offenheit für Innovation. Jede und jeder kann die Chancen der Digitalisierung aktiv nutzen.
FAQ
Was versteht man unter medienbruchfreien Prozessen?
Medienbruchfreie Prozesse bedeuten, dass alle Schritte digital ablaufen. Niemand muss Papierdokumente einreichen oder Daten mehrfach eingeben. Behörden übertragen Informationen direkt und sicher. Bürger erleben dadurch weniger Aufwand und schnellere Bearbeitung.
Welche Vorteile bietet das Bundesportal für Bürger?
Das Bundesportal bündelt viele Verwaltungsleistungen an einem Ort. Bürger finden Anträge und Informationen zentral. Sie sparen Zeit, weil sie nicht verschiedene Webseiten besuchen müssen. Das Portal ist rund um die Uhr erreichbar.
Wie sicher sind digitale Verwaltungsdienste?
Behörden setzen moderne Verschlüsselung und Sicherheitsstandards ein. Sie schützen persönliche Daten vor unbefugtem Zugriff. Regelmäßige Prüfungen und Updates sorgen für hohe Sicherheit. Bürger behalten die Kontrolle über ihre Daten.
Was passiert, wenn technische Probleme auftreten?
Eine Hotline oder ein Online-Support hilft bei technischen Problemen. Viele Behörden bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Nutzer können Anträge speichern und später fortsetzen. Die meisten Systeme informieren über Wartungsarbeiten oder Störungen per E-Mail oder im Portal.