Schritt-für-Schritt-Anleitung: Dashboard für externe Benutzer erstellen
Hast du jemals darüber nachgedacht, wie du externe Benutzer besser in deine Prozesse einbinden kannst? Ein Dashboard erstellen, das speziell für externe Benutzer konzipiert ist, kann hier wahre Wunder wirken. Es vereinfacht den Zugriff auf wichtige Daten und fördert die Zusammenarbeit.
Ein zentralisiertes Dashboard bietet dir und deinem Team viele Vorteile:
Konsolidierte Datenansicht: Alle wichtigen Informationen aus verschiedenen Quellen werden zusammengeführt.
Echtzeitinformationen: Du kannst schneller und präziser Entscheidungen treffen.
Transparenz: Jeder hat Zugriff auf dieselben Daten, was Vertrauen schafft.
Bessere Zusammenarbeit: Teams teilen Informationen effizienter und arbeiten reibungsloser zusammen.
Mit einem individuell anpassbaren Dashboard kannst du zudem Widgets hinzufügen, die genau auf die Bedürfnisse externer Benutzer zugeschnitten sind – ob Überwachungsfunktionen oder spezifische Statistiken.
Wichtige Erkenntnisse
Bestimme genau, wofür dein Dashboard genutzt wird. Denke darüber nach, welche Infos für externe Nutzer wichtig sind.
Suche eine einfache Plattform aus. Sie sollte leicht anpassbar und günstig sein.
Baue passende Kacheln und Widgets ein. Das Dashboard sollte klar und hilfreich sein.
Kontrolliere oft, wer Zugriff hat. Nur erlaubte Personen dürfen es nutzen.
Frage Nutzer nach ihrer Meinung. Nutze ihre Ideen, um das Dashboard besser zu machen.
Schritt 1: Anforderungen und Vorbereitung
Zweck des Dashboards definieren
Bevor du ein Dashboard erstellen kannst, solltest du dir über dessen Zweck im Klaren sein. Was möchtest du erreichen? Soll es die Zusammenarbeit mit externen Partnern erleichtern oder den Zugriff auf wichtige Daten verbessern? Ein gut definiertes Ziel hilft dir, den Fokus zu behalten und die richtigen Funktionen zu integrieren.
Ein Dashboard kann viele Aufgaben übernehmen:
Dokumentenmanagement: Externe Benutzer können wichtige Dateien direkt verwalten.
Kommunikation: Kommentare und Hinweise fördern den Austausch.
Verantwortlichkeiten: Aufgaben und Zuständigkeiten werden klar zugewiesen.
Effizienz: Funktionen wie die OCR-Volltextsuche sparen Zeit.
Wenn du den Zweck klar definierst, kannst du sicherstellen, dass das Dashboard genau die Anforderungen deiner Benutzer erfüllt.
Zielgruppe und deren Bedürfnisse analysieren
Wer wird das Dashboard nutzen? Externe Benutzer haben oft unterschiedliche Anforderungen. Vielleicht sind es Kunden, Lieferanten oder Partner. Analysiere ihre Bedürfnisse, um ein benutzerfreundliches und effektives Dashboard zu gestalten.
Hier sind einige hilfreiche Quellen für Zielgruppenanalysen:
www.statista.de: Umfangreiche Statistiken zu verschiedenen Branchen.
www.destatis.de: Daten des Statistischen Bundesamts.
Civey: Plattform für Zielgruppenanalysen.
Eine gründliche Analyse hilft dir, Funktionen zu priorisieren, die für deine Zielgruppe wirklich wichtig sind.
Geeignete Plattform oder Tools auswählen (z. B. Power BI, Microsoft Teams)
Die Wahl der richtigen Plattform ist entscheidend. Tools wie Power BI oder Microsoft Teams bieten dir leistungsstarke Funktionen, um ein Dashboard zu erstellen. Power BI ist besonders für Business Analytics geeignet und kann als Teil von Office 365 genutzt werden. Es bietet dir die Möglichkeit, Daten in Echtzeit zu aktualisieren und Berichte zu teilen.
Wenn du ein Tool auswählst, achte auf folgende Kriterien:
Benutzerfreundlichkeit: Ist die Plattform einfach zu bedienen?
Anpassungsfähigkeit: Kannst du das Dashboard individuell gestalten?
Kosten: Passt das Tool in dein Budget?
Mit der richtigen Plattform legst du den Grundstein für ein erfolgreiches Dashboard.
Schritt 2: Dashboard erstellen
Neues Dashboard hinzufügen und konfigurieren
Jetzt geht es ans Eingemachte: Du möchtest ein neues Dashboard erstellen und konfigurieren. Keine Sorge, das ist einfacher, als es klingt. Folge diesen Schritten, um loszulegen:
Öffne das Menü Dashboards in deiner Plattform.
Klicke auf Neues Dashboard hinzufügen, um ein neues Dashboard mit vier leeren Kacheln zu erstellen.
Gib deinem Dashboard einen Namen und einen Titel. Diese Angaben kannst du im Bereich General Properties eintragen.
Passe die Sichtbarkeitsoptionen an. Entscheide, wer Zugriff auf das Dashboard haben soll.
Füge Kontextfilter hinzu. Im Bereich Context / Search Filters kannst du Standardfilter setzen, die die Datenansicht für Benutzer optimieren.
Ergänze Dashlets wie Performance-Grafiken. Gehe dazu auf Add > Performance graph und konfiguriere die Einstellungen nach deinen Bedürfnissen.
💡 Tipp: Wenn du ein bestehendes Dashboard als Vorlage nutzen möchtest, kannst du es duplizieren. Öffne das Dashboard, wähle Speichern unter, und gib einen neuen Namen ein.
Kacheln und Widgets hinzufügen
Ein Dashboard lebt von seinen Kacheln und Widgets. Sie sind die Bausteine, die den Nutzern wichtige Informationen liefern. So kannst du sie hinzufügen:
Kacheln konfigurieren: Wähle aus, welche Daten angezeigt werden sollen. Du kannst Diagramme, Tabellen oder andere Visualisierungen nutzen.
Widgets hinzufügen: Widgets wie Kalender, Aufgabenlisten oder Benachrichtigungen machen dein Dashboard interaktiv und benutzerfreundlich.
Datenquellen verbinden: Stelle sicher, dass die Widgets mit den richtigen Datenquellen verknüpft sind. So bleiben die Informationen aktuell und relevant.
🔍 Hinweis: Überlege dir, welche Informationen für externe Benutzer am wichtigsten sind. Weniger ist oft mehr – ein übersichtliches Dashboard ist effektiver als eines, das mit zu vielen Elementen überladen ist.
Design und Layout anpassen
Das Design deines Dashboards ist entscheidend für die Benutzerfreundlichkeit. Ein klar strukturiertes Layout hilft den Nutzern, sich schnell zurechtzufinden. Hier sind einige Tipps:
Farbschema wählen: Nutze Farben, die zu deinem Unternehmen passen, aber achte darauf, dass sie nicht zu grell sind.
Elemente ausrichten: Ordne Kacheln und Widgets so an, dass die wichtigsten Informationen sofort ins Auge fallen.
Responsive Design: Stelle sicher, dass das Dashboard auf verschiedenen Geräten gut aussieht, egal ob Desktop, Tablet oder Smartphone.
🎨 Profi-Tipp: Teste verschiedene Layouts mit einer kleinen Gruppe von Benutzern, bevor du das Dashboard veröffentlichst. Ihr Feedback kann dir helfen, das Design zu optimieren.
Dashboard speichern und benennen
Jetzt, wo du dein Dashboard erstellt hast, ist es an der Zeit, es zu speichern und sinnvoll zu benennen. Ein gut benanntes Dashboard hilft dir und deinen Nutzern, es schnell zu finden und effizient zu nutzen. Hier sind einige Tipps, wie du das Beste aus diesem Schritt herausholst.
Warum ist die Benennung wichtig?
Stell dir vor, du suchst ein bestimmtes Dashboard, aber die Namen sind unklar oder chaotisch. Das kostet Zeit und Nerven. Eine klare und einheitliche Benennung sorgt für Ordnung und erleichtert die Navigation – besonders, wenn mehrere Dashboards im Einsatz sind.
So speicherst und benennst du dein Dashboard:
Definiere eine klare Struktur: Überlege dir ein Benennungsschema, das für alle Dashboards gilt. Zum Beispiel könntest du den Namen mit dem Projekt oder der Abteilung beginnen, gefolgt von einer kurzen Beschreibung.
Beispiel:Marketing_Umsatzanalyse_Q3.Verwende einheitliche Indexfelder: Wenn du ähnliche Dashboards hast, füge Indexnummern oder Kategorien hinzu. Das macht die Suche einfacher.
Beispiel:Support_Tickets_01undSupport_Tickets_02.Erstelle Regeln für die Speicherung: Lege fest, wo und wie Dashboards gespeichert werden. Nutze Ordner oder Tags, um sie zu kategorisieren. So bleibt alles übersichtlich.
Speichere regelmäßig: Vergiss nicht, dein Dashboard nach jeder größeren Änderung zu speichern. Das schützt dich vor Datenverlust und hält alles aktuell.
💡 Tipp: Wenn du ein Dashboard speicherst, füge eine kurze Beschreibung hinzu. Diese erscheint oft in der Vorschau und hilft Nutzern, den Inhalt auf einen Blick zu verstehen.
Häufige Fehler vermeiden
Unklare Namen: Namen wie "Dashboard1" oder "Test" sagen nichts über den Inhalt aus. Vermeide solche Bezeichnungen.
Keine Konsistenz: Unterschiedliche Benennungen für ähnliche Dashboards führen zu Verwirrung. Halte dich an dein Schema.
Speicherort vergessen: Stelle sicher, dass du weißt, wo das Dashboard gespeichert wird. Ein zentraler Speicherort ist ideal.
Mit diesen Schritten stellst du sicher, dass dein Dashboard nicht nur gut aussieht, sondern auch leicht zugänglich ist. Ein durchdachtes System spart dir und deinem Team Zeit und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.
Schritt 3: Externe Benutzer einladen und Berechtigungen verwalten
Nachdem du dein Dashboard erstellt hast, ist es an der Zeit, externe Benutzer einzuladen und ihre Berechtigungen zu verwalten. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen haben. Lass uns gemeinsam durch die einzelnen Schritte gehen.
Benutzer per E-Mail oder Arbeitsbereich einladen
Externe Benutzer kannst du ganz einfach per E-Mail oder über Arbeitsbereiche einladen. Hier sind zwei bewährte Methoden, die dir helfen, den Prozess effizient zu gestalten:
Einladung über Azure Active Directory:
Öffne das Menü Benutzer im Azure Active Directory.
Wähle unter "Alle Benutzer" die Option Neuer Gastbenutzer aus.
Fülle das Formular aus und klicke auf Einladen.
Der Gastbenutzer erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink, über den er Zugriff erhält.
Ad-hoc Einladung:
Wenn du spontan jemanden einladen möchtest, kannst du die Freigabefunktion direkt im Dashboard oder Bericht nutzen. Alternativ kannst du die Einladung über die Zugriffsseite der App senden.
💡 Tipp: Wenn du bereits weißt, welche Benutzer du einladen möchtest, kannst du eine geplante Einladung nutzen. Diese lässt sich bequem über das Azure-Portal oder PowerShell senden.
Rollen und Berechtigungen zuweisen (Lesen, Bearbeiten)
Sobald die Benutzer eingeladen sind, musst du ihnen Rollen und Berechtigungen zuweisen. Das sorgt dafür, dass sie nur auf die Inhalte zugreifen können, die für sie relevant sind. Hier sind die wichtigsten Schritte:
Rollen definieren: Überlege dir, welche Rollen für dein Dashboard sinnvoll sind. Zum Beispiel:
Leser: Kann Daten einsehen, aber keine Änderungen vornehmen.
Bearbeiter: Kann Inhalte bearbeiten und neue Daten hinzufügen.
Berechtigungen zuweisen:
Öffne die Einstellungen deines Dashboards.
Gehe zum Bereich Benutzerverwaltung und wähle den entsprechenden Benutzer aus.
Weise ihm die gewünschte Rolle zu.
🔒 Hinweis: Achte darauf, dass sensible Daten nur von autorisierten Personen bearbeitet werden können. Eine klare Rollenverteilung schützt vor ungewollten Änderungen.
Transparenz und Sicherheit gewährleisten
Transparenz und Sicherheit sind essenziell, wenn du externe Benutzer einbindest. Du möchtest sicherstellen, dass alle Aktivitäten nachvollziehbar sind und gleichzeitig die Daten geschützt bleiben. Hier sind einige Maßnahmen, die du ergreifen kannst:
💡 Profi-Tipp: Transparenz ist der Schlüssel zur Sicherheit. Mit Tools wie Power BI oder dem Microsoft 365 Admin Center kannst du ein Dashboard erstellen, das alle externen Nutzer, ihre Zugriffsrechte und Aktivitäten übersichtlich darstellt. So erkennst du schnell, wo Handlungsbedarf besteht.
Mit diesen Schritten stellst du sicher, dass dein Dashboard nicht nur funktional, sondern auch sicher und benutzerfreundlich ist. Externe Benutzer können effizient arbeiten, während du die Kontrolle über die Daten behältst.
Schritt 4: Externe Inhalte einbetten
Das Einbetten externer Inhalte in dein Dashboard kann dessen Funktionalität erheblich erweitern. Du kannst so wichtige Informationen aus anderen Quellen direkt in deinem Dashboard anzeigen lassen. Lass uns gemeinsam anschauen, wie du URLs und Einbettungscodes hinzufügst, Probleme löst und Sicherheitsaspekte beachtest.
URLs und Einbettungscodes hinzufügen
Das Hinzufügen von URLs und Einbettungscodes ist ein einfacher Weg, externe Inhalte in dein Dashboard zu integrieren. So kannst du beispielsweise Präsentationen, Social-Media-Feeds oder andere Webseiten direkt einbinden. Hier sind einige Beispiele, was du einbetten kannst:
Google Slides-Präsentationen
X-Feeds (ehemals Twitter)
Externe Berichte oder Analysen
Um externe Inhalte einzubetten, folge diesen Schritten:
Kopiere die URL oder den Einbettungscode des gewünschten Inhalts.
Öffne dein Dashboard und wähle die Option Widget hinzufügen oder Externe Inhalte einfügen.
Füge die URL oder den Code in das entsprechende Feld ein.
Passe die Größe und Position des Widgets an, damit es gut in dein Dashboard-Layout passt.
Das war’s! Dein Dashboard zeigt nun die eingebetteten Inhalte zusammen mit deinen Berichten an.
Fehlerbehebung bei Einbettungsproblemen
Manchmal läuft nicht alles reibungslos. Wenn du Probleme beim Einbetten hast, gibt es ein paar Dinge, die du überprüfen kannst:
Ist die URL korrekt?: Stelle sicher, dass du die vollständige und richtige URL eingefügt hast.
Unterstützt die Plattform Einbettungscodes?: Manche Tools erlauben nur bestimmte Arten von Inhalten.
Browser-Einstellungen prüfen: Blockierte Pop-ups oder Skripte können die Anzeige verhindern.
Falls das Problem weiterhin besteht, hilft oft ein Blick in die Dokumentation der Plattform oder ein Kontakt zum Support-Team.
Sicherheitsbeschränkungen beachten
Sicherheit sollte immer oberste Priorität haben, besonders wenn du externe Inhalte einbindest. Hier sind einige Tipps, um dein Dashboard sicher zu halten:
Vertraue nur sicheren Quellen: Nutze URLs und Codes nur von vertrauenswürdigen Webseiten.
HTTPS verwenden: Achte darauf, dass die eingebetteten Inhalte über HTTPS bereitgestellt werden, um Daten sicher zu übertragen.
Zugriffsrechte prüfen: Stelle sicher, dass nur autorisierte Benutzer die eingebetteten Inhalte sehen können.
💡 Tipp: Überprüfe regelmäßig die eingebetteten Inhalte, um sicherzustellen, dass sie aktuell und sicher sind. So bleibt dein Dashboard nicht nur funktional, sondern auch geschützt.
Mit diesen Schritten kannst du externe Inhalte nahtlos in dein Dashboard integrieren und gleichzeitig für Sicherheit sorgen. Dein Dashboard wird dadurch vielseitiger und bietet deinen Benutzern noch mehr Mehrwert.
Schritt 5: Dashboard verwalten und optimieren
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Berechtigungen
Ein gut verwaltetes Dashboard bleibt nur dann effektiv, wenn du die Berechtigungen regelmäßig überprüfst. Frag dich: Haben alle Benutzer noch die richtigen Zugriffsrechte? Vielleicht hat ein externer Partner das Projekt bereits abgeschlossen und benötigt keinen Zugriff mehr.
So gehst du vor:
Überprüfe Benutzerlisten: Öffne die Benutzerverwaltung und sieh dir an, wer Zugriff hat. Entferne Benutzer, die keinen Zugang mehr benötigen.
Aktualisiere Rollen: Wenn sich die Aufgaben eines Benutzers geändert haben, passe seine Rolle an. Zum Beispiel könnte ein Leser jetzt Bearbeitungsrechte benötigen.
Setze Erinnerungen: Plane regelmäßige Überprüfungen, z. B. einmal im Quartal.
🔒 Tipp: Nutze Tools wie das Microsoft 365 Admin Center, um Berechtigungen zentral zu verwalten. Das spart Zeit und sorgt für Sicherheit.
Tipps zur Organisation und Optimierung
Ein übersichtliches Dashboard ist Gold wert. Es hilft dir und deinen Benutzern, schneller die richtigen Informationen zu finden. Hier sind einige bewährte Strategien:
Klarheit vor Komplexität: Zeige nur die wichtigsten KPIs an. Nutze eine Tabelle, um quantitative und qualitative Daten zu organisieren
:
Regelmäßige Updates: Halte die Daten aktuell. Veraltete Informationen können zu Fehlentscheidungen führen.
Visuelle Konsistenz: Verwende einheitliche Farben und Schriftarten, um das Dashboard professionell wirken zu lassen.
In einer Studie des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung wird der Mehrwert einer frühzeitig angesetzten Wirkungsmessung deutlich. Das Messen von Wirkungen ist entscheidend, um den Erfolg von Maßnahmen zu bewerten.
Feedback von Benutzern einholen und umsetzen
Dein Dashboard ist für die Benutzer da. Ihr Feedback ist daher unbezahlbar, um es noch besser zu machen. Hier sind einige einfache Wege, wie du Rückmeldungen sammelst:
Umfragen starten: Frage nach Nutzerzufriedenheit und Verbesserungsvorschlägen.
Feedback-Mechanismen einbauen: Füge eine Schaltfläche im Dashboard hinzu, über die Benutzer direkt Rückmeldungen geben können.
Workshops organisieren: Lade Benutzer ein, gemeinsam neue Ideen für das Dashboard zu entwickeln.
💡 Tipp: Setze das Feedback schnell um. Benutzer fühlen sich wertgeschätzt, wenn sie sehen, dass ihre Vorschläge berücksichtigt werden.
Mit diesen Schritten bleibt dein Dashboard nicht nur aktuell, sondern wird auch kontinuierlich besser. Du schaffst eine Plattform, die wirklich auf die Bedürfnisse deiner Benutzer zugeschnitten ist.
Du hast jetzt alle Schritte kennengelernt, um ein Dashboard für externe Benutzer zu erstellen. Lass uns die wichtigsten Punkte zusammenfassen:
Definiere die Fragestellungen, die dein Dashboard beantworten soll.
Wähle Visualisierungen, die diese Fragestellungen klar darstellen.
Kombiniere verschiedene Visualisierungen in einem Dashboard.
Erstelle separate Dashboards für unterschiedliche Benutzergruppen.
Optimiere die Dashboards für eine intuitive Nutzung und klare Trenddarstellung.
💡 Tipp: Halte dein Dashboard übersichtlich und regelmäßig aktuell. So bleibt es für alle Benutzer hilfreich und relevant.
Jetzt liegt es an dir! Nutze diese Anleitung, um ein Dashboard zu erstellen, das Transparenz und Zusammenarbeit fördert. Die Vorteile sind enorm – von besserem Datenzugriff bis hin zu effizienteren Prozessen. Viel Erfolg!
FAQ
Wie lade ich mehrere externe Benutzer gleichzeitig ein?
Du kannst mehrere Benutzer gleichzeitig einladen, indem du eine CSV-Datei mit den Benutzerdaten hochlädst. Nutze dazu die Importfunktion in deinem Tool, z. B. Azure Active Directory. So sparst du Zeit und vermeidest Fehler bei der manuellen Eingabe.
Kann ich ein Dashboard für verschiedene Benutzergruppen anpassen?
Ja, das ist möglich! Du kannst separate Dashboards für unterschiedliche Benutzergruppen erstellen oder Filter und Berechtigungen nutzen, um Inhalte individuell anzupassen. So sieht jede Gruppe nur die für sie relevanten Informationen.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sollte ich beachten?
Achte darauf, dass alle Daten verschlüsselt sind und nur autorisierte Benutzer Zugriff haben. Nutze Zwei-Faktor-Authentifizierung und überprüfe regelmäßig die Berechtigungen. Sicherheitstools wie das Microsoft 365 Admin Center helfen dir, alles im Blick zu behalten.
Was mache ich, wenn ein Widget nicht richtig funktioniert?
Überprüfe zuerst die Datenquelle und die Verbindung. Stelle sicher, dass die Einstellungen des Widgets korrekt sind. Wenn das Problem weiterhin besteht, hilft oft ein Neustart der Plattform oder ein Blick in die Dokumentation des Tools.
Kann ich mein Dashboard auf mobilen Geräten nutzen?
Ja, viele Plattformen wie Power BI bieten responsive Designs. Dein Dashboard passt sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen an. Teste es auf Smartphones und Tablets, um sicherzustellen, dass alle Inhalte gut lesbar sind.