Wie Microsoft Viva Topics das Wissensmanagement revolutioniert
Wissen ist das Herzstück eines erfolgreichen Unternehmens. Doch wie oft suchst du nach Informationen, die du für deine Arbeit benötigst? Mitarbeiter verbringen täglich etwa eine Stunde damit, relevante Inhalte zu finden. Hochgerechnet ergibt das bis zu sieben Wochen im Jahr. Microsoft Viva Topics verändert diese Realität. Es sammelt Informationen mithilfe künstlicher Intelligenz, organisiert sie und macht sie für dich leicht zugänglich. So kannst du deine Zeit sinnvoller nutzen und produktiver arbeiten.
Wichtige Erkenntnisse
Microsoft Viva Topics spart Zeit, indem es Infos ordnet. So kannst du dich besser auf deine Aufgaben konzentrieren.
Die Plattform hilft Teams, Wissen zu teilen und zusammenzuarbeiten.
Viva Topics passt gut zu Microsoft 365-Tools. So findest du Infos leichter bei der Arbeit.
KI erstellt Themenkarten, damit du Infos schnell und einfach bekommst.
Neue Mitarbeitende finden mit Viva Topics schnell wichtige Infos und Experten.
Herausforderungen im Wissensmanagement
Informationsüberflutung und schwer zugängliches Wissen
In vielen Unternehmen wächst die Menge an Informationen täglich. Du kennst sicher das Gefühl, von der Vielzahl an Daten und Dokumenten überwältigt zu sein. Oft sind diese Informationen unstrukturiert und schwer zugänglich. Eine Studie zeigt, dass über 70 % der Unternehmen eine strukturierte Übergabe von Wissen als notwendig erachten, während weniger als 30 % digitale Prozesse effektiv nutzen.
Ohne eine klare Struktur und zentrale Organisation gehen wertvolle Inhalte verloren. Das erschwert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern behindert auch die langfristige Wissensnutzung.
Zeitverlust durch ineffiziente Wissenssuche
Die Suche nach Informationen kostet dich und dein Team wertvolle Zeit. Eine schlechte Suchfunktion führt oft zu Frustration und ungenauen Ergebnissen. Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu sieben Wochen im Jahr mit der Suche nach relevanten Inhalten verbringen. Stell dir vor, wie viel produktiver du sein könntest, wenn diese Zeit reduziert würde.
Ungenaue Suchergebnisse kosten wertvolle Zeit, die durch den Einsatz von KI-gestützten Prozessen in Microsoft Topics reduziert werden kann.
Optimierte Arbeitsabläufe reduzieren Fehler und steigern die Effizienz.
AI-gestützte Lösungen wie Microsoft Viva Topics ermöglichen präzisere Suchergebnisse und sparen Zeit.
Mit einer intelligenten Plattform kannst du Informationen schneller finden und dich auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren.
Fehlende zentrale Plattform für Wissensaustausch
In vielen Unternehmen fehlt eine zentrale Plattform, um Wissen effektiv zu teilen. Oft ist das Wissen in den Köpfen einzelner Mitarbeitender oder in verschiedenen Tools und Projekten verstreut. Fallstudien zeigen, dass Unternehmen wie T-Systems International GmbH vor der Herausforderung stehen, über zwanzig unterschiedliche Werkzeuge für das Wissensmanagement zu integrieren.
Wissen steckt in Routinen und Normen, was eine Wissenskultur erfordert.
Versicherungen und andere wissensintensive Branchen benötigen effektive Systeme, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Bestehende Systeme reichen oft nicht aus, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.
Eine zentrale Plattform wie Microsoft Viva Topics kann diese Lücke schließen. Sie sammelt und organisiert Wissen an einem Ort, sodass du und dein Team jederzeit darauf zugreifen könnt.
Funktionen von Microsoft Viva Topics
Automatische Themenidentifikation und -organisation
Microsoft Viva Topics nutzt künstliche Intelligenz, um relevante Themen in deinem Unternehmen automatisch zu identifizieren und zu organisieren. Die Plattform analysiert Inhalte aus verschiedenen Quellen und erstellt daraus strukturierte Themenbereiche. Du musst nicht mehr manuell nach Informationen suchen, da Viva Topics diese Aufgabe für dich übernimmt.
Wusstest du, dass Mitarbeitende täglich etwa eine Stunde mit der Suche nach Informationen verbringen? Hochgerechnet ergibt das bis zu sieben Wochen im Jahr. Mit Viva Topics kannst du diese Zeit erheblich reduzieren.
Die automatische Themenidentifikation spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Nutzung von Wissen. Relevante Themenkarten werden direkt in Microsoft 365-Anwendungen angezeigt, was die Zugänglichkeit erleichtert. Hier ein Überblick über die Vorteile:
KI-gestützte Erstellung von Themenkarten
Die Themenkarten in Microsoft Viva Topics sind ein weiteres Highlight. Sie werden mithilfe von KI erstellt und bieten dir eine kompakte Übersicht zu einem bestimmten Thema. Jede Themenkarte enthält wichtige Informationen wie Definitionen, relevante Dokumente, Experten im Unternehmen und weiterführende Links.
Tipp: Nutze die Themenkarten, um Expertenwissen in deinem Unternehmen sichtbar zu machen. Die Plattform verknüpft automatisch Fachleute mit den entsprechenden Inhalten.
Die KI-gestützte Erstellung sorgt dafür, dass du immer die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhältst. Du kannst direkt in deinem Arbeitsfluss auf die Themenkarten zugreifen, ohne zusätzliche Tools öffnen zu müssen. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität deiner Arbeit.
Integration in Microsoft 365-Tools wie Teams und SharePoint
Microsoft Viva Topics integriert sich nahtlos in die Tools, die du bereits täglich nutzt, wie Microsoft Teams und SharePoint. Diese Integration ermöglicht es dir, Wissen direkt in deinen Arbeitsabläufen zu nutzen. Du kannst beispielsweise während einer Teams-Besprechung auf relevante Themenkarten zugreifen oder in SharePoint automatisch organisierte Inhalte finden.
Die Plattform bündelt unternehmensweite Inhalte in einer Wikipedia-ähnlichen Datenbank. Dadurch wird das Wissen deines Unternehmens zentralisiert und für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich gemacht. Du kannst sicherstellen, dass wichtige Inhalte nicht verloren gehen und dein Team jederzeit auf relevante Informationen zugreifen kann.
Mit der Integration in Microsoft 365 wird das Wissensmanagement zu einem natürlichen Bestandteil deines Arbeitsalltags.
Sichtbarmachung von Expertenwissen im Unternehmen
Expertenwissen ist eine der wertvollsten Ressourcen in deinem Unternehmen, insbesondere wenn es um die Nutzung von Microsoft Topics geht. Oft bleibt dieses Wissen jedoch verborgen, weil es in den Köpfen einzelner Mitarbeitenden steckt oder über verschiedene Tools verstreut ist. Microsoft Viva Topics hilft dir, dieses Wissen sichtbar zu machen und für alle zugänglich zu machen.
Die Plattform erkennt automatisch Fachleute für bestimmte Themen. Sie verknüpft deren Wissen mit relevanten Inhalten und stellt diese Informationen in Form von Themenkarten bereit. Du kannst direkt sehen, wer in deinem Unternehmen Experte für ein bestimmtes Thema ist. Das erleichtert die Zusammenarbeit und fördert den Austausch von Wissen.
Tipp: Nutze die Themenkarten, um die Expertise deiner Mitarbeitenden gezielt einzusetzen. So kannst du Projekte schneller voranbringen und bessere Entscheidungen treffen.
Mit Microsoft Viva Topics wird Expertenwissen nicht nur identifiziert, sondern auch strukturiert dargestellt. Du kannst auf wichtige Dokumente, Definitionen und weiterführende Links zugreifen, die von Fachleuten erstellt wurden. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass du immer die besten Informationen zur Verfügung hast.
Eine zentrale Wissensbasis stärkt die Wissenskultur in deinem Unternehmen. Mitarbeitende können voneinander lernen und ihre Fähigkeiten erweitern. Das macht dein Team nicht nur produktiver, sondern auch innovativer.
Vorteile von Microsoft Viva Topics für Unternehmen und Mitarbeitende
Zeitersparnis durch intelligente Informationsbereitstellung
Die Suche nach Informationen kostet dich oft wertvolle Zeit. Microsoft Viva Topics hilft dir, diese Zeit zu sparen, indem es relevante Inhalte direkt in deinen Arbeitsfluss integriert. Die Plattform nutzt künstliche Intelligenz, um Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zu organisieren. Du musst nicht mehr manuell nach Dokumenten suchen, da Viva Topics dir die benötigten Inhalte automatisch bereitstellt.
Der digitale Lagebericht ermöglicht eine effiziente Datenaggregation und Echtzeit-Informationen.
Der manuelle Datenaustausch zwischen Standorten entfällt, was Zeit spart.
Entscheider erhalten sofortige Einblicke in die Unternehmenslage, was schnelle Entscheidungen ermöglicht.
Mit dieser intelligenten Informationsbereitstellung kannst du dich auf deine Kernaufgaben konzentrieren und produktiver arbeiten.
Förderung der Zusammenarbeit durch geteiltes Wissen
Geteiltes Wissen stärkt die Zusammenarbeit in deinem Team und fördert die Nutzung von viva engage. Microsoft Viva Topics schafft eine zentrale Wissensbasis, die für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich ist. Du kannst Expertenwissen sichtbar machen und gezielt nutzen. Die Plattform verknüpft Fachleute mit relevanten Themen und erleichtert so den Wissensaustausch.
Tipp: Nutze die Themenkarten, um die Expertise deiner Kolleginnen und Kollegen zu entdecken und für Projekte einzusetzen, insbesondere in der viva suite.
Durch die gemeinsame Nutzung von Wissen entstehen neue Ideen und innovative Lösungen. Dein Team arbeitet effizienter und erreicht bessere Ergebnisse.
Optimierung der Wissensnutzung und Entscheidungsfindung
Microsoft Viva Topics organisiert Inhalte themenbasiert und bietet dir einen zentralen Anlaufpunkt für Informationen. Du findest relevante Dokumente und Ansprechpartner schneller, was die Zeit für die Informationssuche erheblich reduziert.
Wenn du nach Informationen zu "Reisekosten" suchst, findest du alle relevanten Dokumente und Fragen an einem Ort. Das spart viel Zeit, die sonst für die Suche verloren geht.
Mit einer klaren Struktur und schnellen Zugriffsmöglichkeiten triffst du fundierte Entscheidungen. Die Plattform unterstützt dich dabei, Wissen effektiv zu nutzen und deine Arbeitsprozesse zu optimieren.
Unterstützung von Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeitende
Der Einstieg neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen ist oft mit Herausforderungen verbunden. Du möchtest sicherstellen, dass neue Teammitglieder schnell Zugang zu relevanten Informationen erhalten und sich in ihrer neuen Rolle zurechtfinden. Microsoft Viva Topics unterstützt dich dabei, den Onboarding-Prozess effizienter zu gestalten.
Die Plattform bietet eine zentrale Wissensbasis, die neuen Mitarbeitenden hilft, wichtige Inhalte und Expertenwissen schnell zu finden. Themenkarten liefern kompakte Informationen zu relevanten Bereichen, wie Unternehmensrichtlinien, Projektübersichten oder häufig gestellten Fragen. Neue Mitarbeitende können direkt auf diese Inhalte zugreifen, ohne lange suchen zu müssen.
Tipp: Nutze die Themenkarten, um neue Mitarbeitende mit den wichtigsten Informationen zu versorgen. So können sie schneller produktiv werden und sich besser in das Team integrieren.
Mit Microsoft Viva Topics kannst du den Onboarding-Prozess standardisieren. Die Plattform stellt sicher, dass alle neuen Mitarbeitenden Zugang zu denselben hochwertigen Informationen haben. Das reduziert die Abhängigkeit von individuellen Einarbeitungsprozessen und sorgt für Konsistenz.
Eine weitere Stärke von Viva Topics ist die Sichtbarmachung von Expertenwissen. Neue Mitarbeitende können leicht erkennen, wer im Unternehmen Ansprechpartner für bestimmte Themen ist. Das erleichtert die Kommunikation und fördert den Wissensaustausch.
Die Integration in Microsoft 365-Tools wie Teams und SharePoint macht den Zugang zu Wissen besonders einfach. Neue Mitarbeitende können direkt in ihrer Arbeitsumgebung auf relevante Inhalte zugreifen. Das spart Zeit und sorgt für einen reibungslosen Einstieg.
Mit Microsoft Viva Topics wird der Onboarding-Prozess nicht nur schneller, sondern auch effektiver. Du kannst sicherstellen, dass neue Teammitglieder von Anfang an Zugang zu den richtigen Informationen haben und sich optimal in ihre Rolle einfinden.
Integration und Sicherheit von Microsoft Viva Topics
Nahtlose Integration in bestehende Microsoft 365-Umgebungen
Microsoft Viva Topics fügt sich problemlos in deine bestehende Microsoft 365-Umgebung ein. Du kannst die Plattform direkt in Tools wie Teams, SharePoint und Outlook nutzen. Dadurch wird das Wissensmanagement ein natürlicher Bestandteil deines Arbeitsalltags. Du musst keine zusätzlichen Programme installieren oder neue Systeme erlernen. Viva Topics arbeitet mit den Daten, die bereits in deinem Unternehmen vorhanden sind, und organisiert sie automatisch.
Die Integration spart dir Zeit und Aufwand. Du kannst während einer Teams-Besprechung auf relevante Themenkarten zugreifen oder in SharePoint strukturierte Inhalte finden. Diese nahtlose Verbindung sorgt dafür, dass du Wissen genau dort nutzen kannst, wo du es benötigst.
Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen für sensible Daten
Datenschutz ist ein zentrales Thema für jedes Unternehmen. Microsoft Viva Topics bietet dir umfassende Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Daten zu schützen. Die Plattform verwendet die gleichen Sicherheitsstandards wie Microsoft 365. Du kannst sicher sein, dass deine Informationen verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Du hast die volle Kontrolle über die Sichtbarkeit von Inhalten. Du kannst festlegen, welche Informationen für welche Mitarbeitenden zugänglich sind, um die Sicherheit in der Nutzung von Microsoft Topics zu gewährleisten. Viva Topics respektiert die bestehenden Berechtigungen in deinem Unternehmen und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen können.
Hinweis: Microsoft Viva Topics erfüllt die Anforderungen der DSGVO und anderer internationaler Datenschutzrichtlinien und ist ein wichtiger Bestandteil der viva suite.
Anpassungsfähigkeit an unternehmensspezifische Anforderungen
Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse. Microsoft Viva Topics lässt sich flexibel an deine spezifischen Anforderungen anpassen. Du kannst die Plattform so konfigurieren, dass sie die Struktur und Arbeitsweise deines Unternehmens optimal unterstützt. Themenkarten und Wissensbereiche können individuell gestaltet werden, um die Relevanz für dein Team zu maximieren.
Die Plattform wächst mit deinem Unternehmen. Neue Inhalte und Themen werden automatisch integriert, ohne dass du manuell eingreifen musst, was die Nutzung von viva engage verbessert. Du kannst sicherstellen, dass dein Wissensmanagement immer auf dem neuesten Stand bleibt und den Anforderungen deines Unternehmens entspricht.
Tipp: Nutze die Anpassungsoptionen, um Viva Topics perfekt auf die Bedürfnisse deines Teams zuzuschneiden.
Microsoft Viva Topics verändert die Art und Weise, wie du Wissen in deinem Unternehmen organisierst und nutzt. Die Plattform erstellt eine unternehmenseigene Datenbank, die Fachwissen sammelt und bereitstellt. Mithilfe künstlicher Intelligenz kategorisiert sie Informationen und macht sie zugänglich. Du kannst relevante Inhalte schneller finden und die Zusammenarbeit im Team verbessern.
Die Integration in Microsoft 365 und die Sicherheitsmaßnahmen machen Viva Topics zu einer zuverlässigen Lösung für moderne Unternehmen. Du profitierst von gesteigerter Effizienz, besserer Zusammenarbeit und optimierter Wissensnutzung.
FAQ
Was ist Microsoft Viva Topics?
Microsoft Viva Topics ist eine KI-gestützte Plattform, die Wissen in deinem Unternehmen organisiert. Sie sammelt Informationen aus verschiedenen Quellen, erstellt Themenkarten und macht relevantes Wissen leicht zugänglich. So kannst du effizienter arbeiten und schneller auf wichtige Inhalte zugreifen.
Wie integriert sich Viva Topics in Microsoft 365?
Viva Topics fügt sich nahtlos in Microsoft 365-Tools wie Teams, SharePoint und Outlook ein. Du kannst direkt in deiner Arbeitsumgebung auf Themenkarten zugreifen, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Das macht die Nutzung besonders einfach und effizient.
Ist Microsoft Viva Topics sicher?
Ja, Viva Topics verwendet die gleichen Sicherheitsstandards wie Microsoft 365. Deine Daten bleiben verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Du kannst außerdem Berechtigungen festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen können.
Kann ich Viva Topics an die Bedürfnisse meines Unternehmens anpassen?
Ja, du kannst Viva Topics flexibel konfigurieren. Die Plattform lässt sich an die Struktur und Arbeitsweise deines Unternehmens anpassen. Themenkarten und Wissensbereiche können individuell gestaltet werden, um die Relevanz für dein Team zu maximieren.
Wie hilft Viva Topics beim Onboarding neuer Mitarbeitender?
Viva Topics bietet neuen Mitarbeitenden schnellen Zugang zu wichtigen Informationen. Themenkarten liefern kompakte Inhalte zu Unternehmensrichtlinien, Projekten und Expertenwissen. Neue Teammitglieder können sich schneller einarbeiten und produktiver werden, ohne lange nach Informationen suchen zu müssen.
Was ist Microsoft Viva Topics und wie funktioniert es?
Microsoft Viva Topics ist eine KI-gestützte Lösung, die entwickelt wurde, um das Wissensmanagement in Unternehmen zu revolutionieren. Es nutzt maschinelles Lernen, um Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen zu indizieren und diese in Themenseiten von Viva Topics zu organisieren. Dadurch können Benutzer schnell auf wichtige Informationen zugreifen.
Wie wird die Abkündigung von Viva Topics im Februar 2025 die Benutzer beeinflussen?
Die Abkündigung von Viva Topics im Februar 2025 bedeutet, dass die Dienstleistung eingestellt wird und die Themenseiten von Viva Topics nicht mehr verfügbar sind. Benutzer müssen sich nach einer Alternative zu Viva Topics umsehen, um ihre Wissensmanagementbedürfnisse zu erfüllen.
Welche Alternativen zu Viva Topics gibt es?
Eine mögliche Alternative zu Viva Topics ist die Integration von Microsoft Search und Microsoft Copilot, um weiterhin auf indizierte Daten und Informationen zuzugreifen. Unternehmen können auch auf andere KI-gestützte Plattformen ausweichen, die ähnliche Funktionen bieten.
Wie unterstützt Microsoft Viva Topics die Adoption von Wissensmanagement-Prozessen?
Durch die Nutzung von KI und maschinellem Lernen generiert Viva Topics Themenseiten, die Benutzern helfen, schnell relevante Informationen zu finden und zu teilen. Dies fördert die Adoption von effizienten Wissensmanagement-Prozessen innerhalb eines Unternehmens.
Was sind die Vorteile von Themenseiten von Viva Topics?
Themenseiten von Viva Topics bieten eine zentrale Anlaufstelle für Informationen zu einem bestimmten Thema. Sie helfen Mitarbeitern, Wissen zu veröffentlichen und zu organisieren, wodurch die Effizienz und Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert wird.
Welche Rolle spielt Microsoft Copilot im Kontext von Viva Topics?
Microsoft Copilot kann als unterstützende Technologie fungieren, um die Aufgaben, die Viva Topics vormals übernommen hat, zu ergänzen. Es hilft Benutzern, durch KI-gestützte Vorschläge und Automatisierungen effizienter zu arbeiten.
Wie beeinflusst die Integration von Viva Topics in M365 den Modern Workplace?
Die Integration von Viva Topics in M365 ermöglicht es Unternehmen, Wissen direkt in ihren Arbeitsabläufen zu nutzen und die Vorteile von viva engage zu maximieren. Dies fördert einen modernen Arbeitsplatz, an dem Informationen leicht zugänglich sind und die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessert wird.
Welche zusätzlichen Ressourcen stehen für die Nutzung von Microsoft Viva Topics zur Verfügung?
Microsoft bietet zahlreiche Ressourcen über Microsoft Learn und Viva Learning an, um Benutzern dabei zu helfen, das volle Potenzial von Viva Topics auszuschöpfen. Diese Ressourcen unterstützen Benutzer bei der Einführung und Nutzung der Plattform.
Wie werden SharePoint-Seiten durch Viva Topics konvertiert?
SharePoint-Seiten können in Themenseiten von Viva Topics konvertiert werden, um vorhandene Inhalte besser zu organisieren und zugänglicher zu machen. Dies wird durch KI-generierte Prozesse ermöglicht, die Daten und Informationen basierend auf ihrer Relevanz indizieren, was die Effizienz von Microsoft Topics verbessert.